Правила деловой переписки: как написать письмо, на которое ответят

Формирование имиджа компании — длительный процесс. Чтобы выделиться на рынке, используют маркетинговые инструменты (SEO-продвижение, таргет, сторителлинг, SMM), которые помогают обойти конкурентов. Но не забывайте: грамотная деловая переписка — элемент формирования бизнес-имиджа. В статье рассмотрим правила ведения деловой переписки, дадим чек-лист, чтобы составить эффективное сообщение.

Что такое деловая переписка?

Руководители, заместители, менеджеры письменно общаются с коллегами, клиентами, партнерами в мессенджерах, чатах, по email — составляют письма, предложения, ответы, что требует соблюдения официального этикета. Деловая переписка — это часть бизнес-процесса, коммуникации между партнерами, коллегами.

Сообщение, отправленное с бизнес-аккаунта, отражает организационную культуру компании. Нужно подумать, как составить текст, чтобы электронная, традиционная переписка формировала положительный имидж компании менеджера, который отправляет корреспонденцию. Профессиональное общение помогает устанавливать контакты, заключать сделки, находить полезную информацию.

Написание письма не должно представлять сложностей, но на практике не всегда так. Ведение переписки допускает выражение эмоций, мнений, нахождение точек соприкосновений, friendly стиля, но определенных правил, стиля, tone of voice придерживаться нужно.

Правила деловой переписки

Чтобы грамотно написать официальное письмо, знаний в профессиональной сфере недостаточно. Важно соблюдать этикет, владеть техникой написания деловой корреспонденции, умением формулировать мысли, знать правила форматирования.

Основные правила деловой переписки:

• Лаконичность — для письма характерны короткие предложения.
• Ясность — употребляйте понятную терминологию, не используйте заимствованные слова, сленг. Не усложняйте синтаксические контракции, пишите простым языком.
• Точность — переписка должна касаться конкретного вопроса.
• Вежливая форма обращения — нельзя допускать фамильярности. Проявляйте уважение к адресату, соблюдайте правила этикета.
• Полнота — приводите аргументы, статистику. Приводите достоверные сведения, соответствующие интересам адресата. Полнота информации — залог эффективного взаимодействия, гарантия успеха.
• Тщательная подготовка — составьте план, чтобы донести информацию. Это позволяет выстроить конструктивный диалог.
• Умение убеждать — важно использовать ненавязчивые слова, побуждающие к действию.

Перечитывай текст, исправляйте недочеты, ведь ведение переписки без ошибок положительно влияет на ее результат.

Типичные ошибки официальной переписки

При написании деловой корреспонденции допускают типичные ошибки:

1. Неправильно сформирована тема письма. Тема — первое, что видит адресат, так устанавливается контакт. Если она указана правильно, лаконично и емко, вероятность, что послание прочитают, ответят на него, возрастает. Если цель — получить ответ, придерживайтесь следующих правил:

   • укажите тему;
   • убедитесь, что заголовок написан грамотно;
   • указывайте только то, что касается содержания;
   • не используйте слова «срочно», «важно» и т.д.

   В теме изложите главную идею, пишите кратко — в теме указывайте не более семи слов, чтобы она отображалась в строке.

2. Не продумана структура. Архитектура текста позволять тщательно продумать мысли, акцентировать внимание на деталях. Если текст будет неструктурированным, адресат его не воспримет. Читать текст, в котором нужно самостоятельно искать взаимосвязь между изложенной информацией, у деловых людей нет времени.

   При написании структурированного послания нужно:

   • определить цель — прописывается в первом абзаце;
   • последовательно излагать мысли — разделять текст на логические части, оформляя их визуально (абзацы);
   • использовать призывы к действию — можно в конце обратиться к адресату с вопросом.

   Если послание содержит ссылки, вшивайте их в текст — экономьте место.

3. Использованы канцеляризмы. Чтобы переписка не вызывала негатива, не используйте:

   • речевые штампы: в настоящее время, важно отметить, подчеркнем;
   • пассивные обороты: вывод был сделан, договор был заключен, анализ проведен;
   • отглагольные существительные: способы увеличения прибыли; методы поднятия продаж;
   • предлоги вместо существительных: в связи с, вследствие.

   Не нужно использовать узкоспециализированную терминологию, сокращенные слова, сложные речевые конструкции, аббревиатуры.

4. Текст логически не выстроен. Если мысли изложены одним потоком, вероятно, адресат не поймет, что вы хотели донести. Наладить коммуникацию не получится, если:

   • изложить несколько мыслей в одном предложении;
   • перегрузить излишней информаций;
   • не упорядочена взаимосвязь между деталями.

   Если адресат не поймет сути обращения, обратной связи вы не получите.

5. Сообщение содержит шутки, юмористические высказывания. Лучше не использовать такие приемы, даже если хотите сделать общение легким, так как это нарушает этику:

   • не всегда известно, какое чувство юмора у собеседника;
   • шутка может быть воспринята как оскорбление.

   В профессиональной беседе нежелательно использовать эмодзи и смайлики.

6. Текст написан с ошибками, опечатками. Чаще всего допускают:

   • грамматические и пунктуационные ошибки;
   • наименование организации указано неточно;
   • неверно написано имя или фамилия собеседника.

   Если в письме допущены ошибки, это снижает репутацию.

Не торопитесь отправлять сообщение, если не уверены в достоверности информации либо точно не знаете, кому его адресовать. Не пишите в состоянии эмоционального всплеска. Подождите, пока состояние стабилизируется. Также не нужно заранее благодарить, грубить, если вам вовремя не ответили.

Почему нужно придерживаться правил деловой переписки?

Обычно деловая переписка ведется с целью установить контакт и наладить бизнес-процессы. Соблюдать правила коммуникации нужно, так как это:

• Формирует и поддерживает профессиональную репутацию. Деловое письмо указывает на уровень квалификации, является визиткой организации. Оно формирует впечатление и влияет на дальнейшее взаимодействие с партнерами.
• Является проявлением уважения к собеседнику. Грамотно составленное обращение показывает, что вы уважаете адресата.
• Влияет на эффективность коммуникации. Если правила переписки соблюдены, содержание будет понятно собеседнику, можно рассчитывать на обратную связь.

Обращение, составленное по всем правилам, ускоряет принятие бизнес-решений.

Чек-лист: как составить эффективное деловое письмо

Мы подготовили чек-лист, который позволит написать официальное сообщение без ошибок.

• Определите формат обращения, учитывая тематику, цель письма.
• Четко сформулируйте тему. Длина — не более семи слов.
• Используйте вежливую, но нейтральную форму приветствия.
• Проверьте имена, должности, названия компании адресата.
• Представьтесь, напишите ФИО, должность, компанию, которую представляете.
• Лаконично изложите суть обращения, укажите факты, детали. Большинство людей читают только первый абзац — сразу сформулируйте мысль.
• Если есть варианты решения вопроса, кратко их опишите.
• Разбейте текст на логические части.
• Не используете сложные конструкции, специализированную терминологию, сленг, сокращенные слова. Если без терминов не обойтись, поясните их.
• В заключение поблагодарите собеседника, вежливо попрощайтесь.
• Укажите контактную информацию (адрес, номер телефона). Добавьте ссылку на сайт, страницы в соцсетях.
• Используйте call-to-action (СТА, призыв к действию).
• Вычитайте текст.
• Если официальное письмо отправляете по email и вкладываете файлы, убедитесь, что вложения загружены.

При составлении сообщения отформатируйте его: проставьте интервалы между строками, отделите абзацы, подзаголовки, оформите списки, выделите важную информацию полужирным шрифтом. Не пишите слова полностью заглавными буквами — так создается впечатление, что вы кричите на собеседника. Используйте один шрифт для сообщения. Форматирование визуально облегчает восприятие информации.

Автор:  Череповская Мария